Descubra qual a importância de um software de gestão

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Empreender não é uma fácil tarefa. Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) a cada 10 empresas abertas no Brasil, seis fecham antes de completarem cinco anos. Por isso, é importante fazer uso de todas as ferramentas para facilitar as atividades da sua empresa e, dessa forma, conseguir visualizar as informações com clareza e evitar erros na hora de tomar decisões. Ou seja, organização é o primeiro passo para manter a sua empresa competitiva no mercado.

Além disso, você já parou para calcular quanto tempo gasta para gerenciar seu negócio? Ou quanto tempo seus funcionários perdem fazendo atividades que poderiam ser automatizadas? Independente da sua resposta, eu afirmo que um ERP online vai otimizar todas as tarefas do seu negócio.

Todavia, alguns administradores ainda ficam receosos em abandonarem o antigo método de gestão, como o uso de papéis ou diversas planilhas. Sendo assim, separamos alguns pontos chaves que o software online oferece que vão lhe fazer mudar de idéia.

Como funciona um ERP online?

Um ERP online ou Sistema de Recursos Empresariais, em português, tem o intuito de unir todos os departamentos da sua empresa, seja de comércio ou prestação de serviço, em uma única interface. Dessa forma, você consegue visualizar com nitidez todos os dados do seu negócio a assim saber qual decisão tomar quando necessário.

É possível também ganhar tempo já que, pelo sistema ser todo integrado, não há necessidade de redigitar as informações e, assim, a emissão de vendas, relatórios, ordens de serviços, notas ficais e tudo que você precisa ocorre com apenas alguns cliques. Ou seja, , depois de realizar um venda você não precisa ir até o estoque e ao financeiro colocar as informações, porque tudo já ocorre automaticamente. Além disso, a emissão de notas, boletos e relatórios podem ser emitidas com agilidade dentro do sistema.

Sendo assim, você conseguirá dedicar tempo para o que realmente importa como, para a sua  vida pessoal   ou estratégias para um melhor desenvolvimento empresarial.

O custo-benefício vale o preço da mensalidade. Um sistema de gestão permite que você cadastre produtos, clientes, fornecedores e serviços em um só lugar e online. Além disso, alguns softwares também contam com agenda online permitindo que os compromissos não sejam esquecidos. Ou seja, você tem tudo que precisa salvo em um só lugar e disponível sempre que precisar.

  • Maior eficiência:

O custo-benefício vale o preço da mensalidade. Um sistema de gestão permite que você cadastre produtos, clientes, fornecedores e serviços em um só lugar e online. Além disso, alguns softwares também contam com agenda online permitindo que os compromissos não sejam esquecidos. Ou seja, você tem tudo que precisa salvo em um só lugar e disponível sempre que precisar.

Organização

O uso de papel ou planilhas torna a organização do seu empreendimento desorganizada. Todavia, a possibilidade de ver tudo em um único lugar vai simplificar a sua gestão.

  • Controle de estoque:

O almoxarifado é, sem dúvidas, um dos departamentos mais importantes do seu negócio, porque uma má gestão pode levar a perda de materiais, clientes, tempo e, claro, dinheiro. O que ocorre, por exemplo, é que se o seu estoque não estiver bem organizado o funcionário poderá comprar mais produto, ele ficará “preso” na empresa ocupando espaço. Além disso, um software de controle de estoque possui integração com o ponto de venda e, portanto, ao comercializar um produto ele já é descontado no estoque dispensando redigitação e perda de tempo.

Controle financeiro

O controle financeiro é um dos departamentos que exige maior atenção do administrador. Contudo, um software de gestão simplifica as tarefas com funcionalidades como contas a pagar, que é um processo de controle planejado para gerar uma estimativa das obrigações que surgem durante o mês ou período; contas a receber, que contém todos os seus recebimentos; fluxo de caixa, que é um resumo do financeiro da sua empresa que mostra como ela está no momento e qual é a previsão para seu fluxo de caixa no final do mês; conciliação bancária que é paralelo de informações disponibilizadas pelo banco e os dados nutridos no ERP; e emissão de boletos que podem ser enviados diretamente do software para o email do consumidor.

  • Controle de vendas e ordens de serviços:

Os mais completos ERPs conseguem auxiliar empresas que realizam vendas e/ou prestação de serviço, mas para cada tipo de negócio é importante ter funcionalidades específicas. No caso de lojas, é importante ter as ferramentas de Venda de balcão e Venda de produtos e que ambos sejam integrados com a parte do Financeiro e do controle de Estoque. Para prestadoras é essencial a funcionalidade de Ordens de Serviço, permitindo que tudo ocorra com maior rapidez. Além disso, em todos os casos, o uso de contratos e orçamentos pode ser necessário, por isso, um sistema de gestão deve possuir essas ferramentas proporcionando que tudo ocorra com alguns cliques.

Permissões de funcionários

Cada um ganha o seu papel na empresa. Os dados são restringidos de acordo com o grupo que o funcionário pertence. Por exemplo, você pode limitar o acesso de vendedores nas transações bancárias realizadas pelo administrador.

  • Emissão de notas:

A emissão de notas fica tão mais simples que você não precisa nem mesmo sair do sistema para isso. É possível gerar NF-e, NFC-e e NFS-e através do ERP que possui todos os dados integrados com o Ponto de Vendas e sem qualquer burocracia.

  • Relatórios:

A emissão de relatórios para os mais variados setores da sua empresa permite a visualização completa do seu negócio. É possível gerar informações sobre vendas, orçamentos, comissão por venda, produto e serviço, produtos mais vendidos e clientes que mais compram. Ademais, há softwares de gestão que são preparados para emitirem relatórios de estoque, financeiro, contratos, notas fiscais e cadastros.

Disponível em qualquer lugar

Por ser online, o ERP permite que você acesse as empresa de qualquer lugar a qualquer momento. A principal vantagem de estar sempre disponível é que você consegue controlar o seu negócio mesmo longe de casa. Além disso, alguns sistemas são adaptados para plataformas como celular, tablet e contam com aplicativo, por isso, vale à pena procurar esses diferenciais entre os sistemas.

  • Segurança e backup:

A maioria dos ERPs utilizam a segurança SSL, que é a mesma dos grandes bancos, tornando praticamente impossível a invasão dos seus dados. Além disso, o backup realizado automaticamente permite que as informações da sua empresa sejam armazenadas sem risco de perda. Já imaginou perder todas as suas informações do fluxo de caixa e estoque, por exemplo? Isso pode derrubar a sua empresa e, por isso, um software de gestão empresarial com backup diário é indispensável para o seu empreendimento.

Conclusão

Sendo assim, é perceptível que um sistema de gestão online não é luxo,e sim, obrigação de ter no seu negócio. Isso porque o uso de papéis e planilhas pode retardar a atuação do seu negócio e ocasionar dúvidas no momento de tomar decisões.  Além disso, ele permite que a sua empresa se mantenha competitiva e que você ganhe tempo na sua administração. Ademais, grande parte das empresas já adotou esse método para controle, dessa forma, se você ainda não utiliza você está um passo atrás da sua concorrência.

Por fim, desejamos muito sucesso para seu empreendimento!

bhp