Benchmarking para pequenas empresa: O que é e como pode ser útil?

Já pensou em fazer benchmarking? Se você é um microempreendedor, talvez ainda não saiba a importância dessa técnica. Nada mais é do que entender a importância de estar sempre atento ao seu concorrente e identificar as possíveis oportunidades de negócio. Essa é a primeira coisa a saber sobre benchmarking, uma técnica que consiste em analisar se os seus processos são competitivos quando comparados aos da concorrência.

É por meio dela que os pequenos empresários têm a possibilidade de manter a produtividade dos seus negócios com um risco calculado e sem amadorismo.

Neste artigo, você vai descobrir como o benchmarking pode ser útil para uma empresa de pequeno porte. Confira!

O termo surgiu no final dos anos 70 e foi introduzido pela empresa Xerox, quando Charles Christ, presidente do grupo, descobriu que um concorrente estava vendendo máquinas iguais às da sua empresa por um valor menor do que o que lhes custava para fabricar.

A concorrente da vez era a Cannon. Adepta a um programa de melhoria contínua, a solução que a Xerox encontrou para deter a concorrente foi enviar uma equipe para estudar o processo, o produto e o material utilizados nas fábricas da Cannon.

O resultado? A empresa conseguiu reduzir as suas falhas de produção e o tempo de desenvolvimento dos seus equipamentos. Desde então, organizações do mundo todo aderiram a essa análise de processos.

A maior vantagem é poder se manter atualizado sobre as boas práticas do mercado e ter uma cultura de melhoria contínua dentro da sua empresa.

Essa atitude pode aprimorar processos, reduzir custos e evitar a tomada de decisões prejudiciais à empresa, como o lançamento de produtos ou promoções desalinhadas ao que está sendo praticado pelo mercado.

Com a aplicação correta do benchmarking, você vai poder descobrir, por exemplo:

• Se o seu custo com fornecedores é maior que o do seu concorrente, o que vai servir como estímulo para negociar ou mudar de fornecedor;
• Aprimorar ou modificar uma ideia em relação a promoções, caso já tenha sido utilizada pelo seu concorrente;
• O quanto de investimento no treinamento da equipe de vendas é necessário para se destacar no mercado em relação aos seus concorrentes.

Sabemos que um dos principais problemas do pequeno empresário é a falta de recursos. Por isso, analisar o cenário antes de tomar qualquer atitude é essencial para aumentar o seu faturamento!

Embora o processo seja o mesmo, o benchmarking pode se concentrar em diversos objetivos, seja um produto ou processos internos, por exemplo. Além disso, há formas distintas de aplicá-lo, com quatro tipos básicos de análises:

Análise competitiva

Essa é a forma clássica de utilizar o benchmarking. Consiste em observar as ações da concorrência e usar as informações obtidas para aprimorar seus processos.

Será que o preço dos produtos ou a localização da sua loja faz com que os clientes prefiram a concorrência? Ao aplicar o benchmarking competitivo é possível encontrar as respostas para esse tipo de perguntas.

Cooperativa

Quando compreendem a importância de compartilhar informações, os pequenos empresários podem aprender uns com os outros. Nessa proposta, é possível colocar em prática o modelo de benchmarking funcional, que será explicado a seguir, sem recorrer ao serviço de uma consultoria ou ferramentas online. Firme parcerias com outras empresas e defina as informações que poderão ser compartilhadas.

Funcional

A análise de mercado não deve se concentrar apenas nos seus concorrentes diretos. Essa é a diretriz do benchmarking funcional. Com ele, você analisa os processos dos líderes do mercado de áreas diferentes da sua e descobre como eles chegaram a essa condição.

Interna

Envolve a observação das diferentes áreas e processos da própria empresa. Sempre é possível aprender com os nossos erros e acertos e criar novas maneiras de se fazer uma mesma coisa.

Quando um empreendedor decide aplicar o benchmarking interno, consegue integrar a sua equipe e compartilhar boas práticas com todos os colaboradores. Mesmo que você conte com uma equipe reduzida, é possível identificar, na forma como você lida com um processo, a solução para lidar com outro.

Lista de concorrentes:

Para uma empresa pequena, é recomendado analisar até três concorrentes por vez. Escolha aqueles que atuam no mesmo bairro ou cidade e que dividem os clientes diretamente com você. Além disso, inclua na lista empresas de excelência para conseguir insights que vão além da sua área de atuação e feche parcerias para aplicar o benchmarking cooperativo.

KPIs:

A definição de indicadores comuns para todos os concorrentes vai auxiliar o empreendedor a entender os pontos fracos e fortes da sua empresa. Defina os processos a serem analisados, como, por exemplo, as vendas diretas, e crie indicadores de desempenho.

É aconselhável documentar todos os seus dados em uma planilha que possa ser editada e acessada quando for preciso. Para isso, você pode contar com o Google Docs.

Colete os dados:

Muitos empreendedores entendem a importância de realizar ações de benchmarking, mas acabam travando na hora de conseguir as informações necessárias para seguir com o processo de análise. É natural, pois nem todas as informações sobre os concorrentes podem ser descobertas ou são públicas. Para contornar esse problema, você tem duas opções:

Técnica do “cliente oculto”

É quando uma pessoa devidamente treinada e instruída se passa por um cliente para conseguir as informações sobre os processos da concorrência. Assim, é possível conhecer a linguagem utilizada nos e-mails, o material promocional do concorrente, os preços, as técnicas de venda e outros itens.

Uma opção mais barata para o pequeno empreendedor é analisar o posicionamento dos concorrentes e as tendências e oportunidades de mercado na internet. Para isso, é possível contar com ferramentas online e agilizar o processo, como o SimilarWeb (em inglês), que oferece dados sobre sites rivais.

Compare as informações:

Lembre-se: as informações obtidas por meio do benchmarking devem servir como inspiração e não serem adotadas sem nenhum contexto dentro da sua empresa. Com isso em mente, é hora de elaborar um relatório com as conclusões obtidas e tentar buscar melhores soluções para os seus processos!